Bagian dari Surat Bisnis (Part Of A Business Letter)

Korespondensi dalam dunia adalah suatu hal yang sangat lazim. Walaupun teknologi masa kini yang serba cepat sebenarnya memungkinkan untuk saling menukar informasi dengan mudah. Namun, keberadaan business letter (surat bisnis) masih menjadi kebutuhan yang tidak dapat dipisahkan dari dunia bisnis.

Business letter banyak bentuknya, tidak hanya sebatas surat resmi antar perusahaan saja. Surat penawaran kerjasama, surat pemberitahuan tentang suatu, ataupun surat lainnya. Yang membuat semuanya sama yakni sifatnya yang resmi dan oleh karena itu terdiri dari bagian-bagian yang membedakannya dari surat biasa.

Kali ini kita akan membahas apa saja yang menjadi bagian dari sebuah surat bisnis dan apa-apa saja yang perlu diketahui tentang sebuah surat bisnis.

PARTS OF A BUSINESS LETTER (BAGIAN DARI SURAT BISNIS)

1. The Heading (Kepala Surat)

Biasanya surat-surat resmi yang ditujukan untuk kepentingan bisnis, sudah memiliki kepala surat atau yang biasa kita sebut dengan kop surat. Kop surat ini isinya adalah nama perusahaan, alamat perusahaan dan informasi mengenai nomor telepon perusahaan.

Akan tetapi, kepala surat tidak hanya sebatas kop surat saja. Kepala surat juga bisa tidak berbentuk kop surat dan berbentuk seperti paragraf biasa yang berisi nama pengirim surat, alamat pengirim surat, nomor telepon, nomor faksimili, ataupun alamat email.

Jangan lupakan tanggal dikirimnya surat yang diletakkan satu spasi di bawah informasi tentang pengirim surat. Kepala surat diletakkan di bagian kiri surat atau left margin (margin bagian kiri).

Contoh:

Mr. Edwin William
234 New York St
Chicago, IL 12345
Tel:
Fax:
Email:
May 25, 2020

2. Recipient’s Address (Alamat Penerima Surat)

Di bagian bawah kepala surat yang berisi informasi tentang pengirim surat, ada bagian recipient’s address atau alamat penerima surat. Bagian ini tentu saja berisi tentang informasi penerima surat. Buatlah selengkap mungkin untuk memastikan surat Anda sampai ke penerima yang seharusnya.

Biasanya di bagian alamat penerima surat ini, jika Anda mengetahui divisi ataupun pada siapa Anda menuliskan suratnya, maka informasi seperti bagian divisi ataupun departemennya juga perlu dimasukkan. Hal ini untuk mencegah surat Anda salah sasaran ke tempat lain. Intinya masukkan infomasi sedetil-detilnya yang Anda ketahui.

Letak alamat penerima surat juga berada di bagian kiri margin surat. Namun, pastikan ada jarak dengan bagian kepala surat untuk membedakannya.

3. The Salutation (Salam Pembuka)

Bagian ketiga adalah salutation atau salam, atau dikenal juga dengan greeting. Bagian salam pembuka di surat bisnis tentu saja bentuknya formal. Selalu dimulai dengan menuliskan “Dear” yang kemudian diikuti dengan nama penerima surat.

Jika mengetahui gelar yang dimiliki penerima surat tersebut, maka pastikan untuk ditulis bersama nama penerimanya, seperti Ms. Becky William, Mr. William, dll. Tapi jika memang tidak yakin dengan gelarnya, cukup tuliskan nama pertamanya saja.

Hal yang perlu diingat adalah bagian salutation atau salam pembuka ini diikuti dengan tanda colon atau tanda titik dua.

4. The Body (Isi Surat)

Bagian keempat diisi oleh inti surat Anda. Pastikan ada jarak antara salutation dan isi surat, begitu juga antara isi surat dan bagian penutup nantinya. Antara paragraf harus diberi jarak sehingga memudahkan si penerima membedakan antara satu paragraf dengan paragraf lainnya.

5. The Complimentary Close (Bagian Penutup)

Bagian ini berisi kata penutup yang biasanya berisi kalimat pendek dan sopan. Berikan jarak sekitar empat baris antara complimentary close dengan tempat tanda tangan dan nama pengirim surat. Jangan lupa setelah complimentary close diikuti oleh tanda koma.

6. The Signature Line (Tanda Tangan)

Bagian ini tentu saja berisi tanda tangan. Jangan lupa untuk menuliskan nama Anda di bagian bawah. Jika ingin menuliskan gelar Anda juga tidak masalah, seperti Mr., Ms., ataupun lainnya. Gunakan pena bertinta biru ataupun hitam untuk tanda tangan.

7. Enclosures (Lampiran)

Bagian paling terakhir adalah enclosures atau lampiran. Seperti namanya, tentu saja bagian ini mengindikasikan tempat di mana Anda bisa memberitahu penerima surat bahwa Anda melampirkan dokumen bersama surat Anda.

Biasanya huruf yang digunakan untuk menulis surat bisnis adalah Times New Roman, atau Arial. Ukuran huruf standar yakni 12. Serta menggunakan block format dimana digunakan justified left (rata kiri) dengan spasi single (spasi satu) dan spasi ganda untuk jarak antarparagraf.

Contoh surat bisnis:

Mr. Edwin William
234 New York St.
Chicago, IL 12345
222-222-2222
email@email.com
May 25, 2020

Bella James
Manager of Purchasing
ABC Company
123 Boulevard St.
Chicago, IL 12345

Dear Ms. Bella:

Through this letter, We would like say thank you so much for the opportunity you give to us to introduce our new products. We are so glad if you want to check more of our products in the store.

Don’t hesitate to contact us for more info.

We’re looking forward to hearing from you.

Sincerely Yours,

Edwin William

Terjemahan:

Bapak Edwin William
234 New York St.
Chicago, IL 12345
222-222-2222
email@email.com
25 Mei, 2020

Bella James
Manajer Pembelian
PT. ABC
123 Boulevard St.
Chicago, IL 12345

Dengan Hormat Nona Bella:

Melalui surat ini, kami ingin mengucapkan terima kasih banyak atas kesempatan yang Anda berikan pada kami untuk memperkenalkan produk-produk baru kami. Kami sangat senang jika Anda ingin melihat  produk kami yang lain di toko kami.

Jangan ragu untuk menghubungi kami untuk info selanjutnya.

Kami mengharapkan mendengar kabar dari Anda.

Hormat kami,

Edwin William