Cara Komplain Dengan Sopan (How Do You Complain in English Politely)

Complain atau keluhan merupakan salah satu cara untuk mengekspresikan diri saat terjadi hal yang tidak menyenangkan atau tidak sesuai dengan harapan. Marah dan kecewa merupakan perasaan yang wajar saat kita mengalami situasi yang tidak menyenangkan atau tidak sesuai dengan harapan. Tentunya tidak sedikit dari kita yang terbawa emosi saat menyampaikan sebuah keluhan. Akan tetapi, emosi tidak akan menyelesaikan sebuah masalah. Saat kita marah, berbicara dengan nada tinggi atau bahkan berkata kasar ketika menyampaikan sebuah keluhan akan membuat orang enggan untuk membantu menyelesaikan masalah yang kita hadapi meskipun mungkin kesalahan terjadi dari pihak mereka. Cara paling efektif untuk mendapatkan yang kita inginkan adalah tetap tenang dan sopan saat menyampaikan keluhan kita. Berikut beberapa tahap untuk menyampaikan keluhan dengan sopan dalam bahasa Inggris.

1. Tenangkan diri

Cobalah untuk tarik napas panjang beberapa kali hingga emosi anda bisa terkendali. Sembari menenangkan diri, pikirkan apa tujuan akhir yang ingin anda capai dari menyampaikan keluhan anda entah sebuah permintaan maaf, refund atau hal lainnya. Hal tersebut perlu dilakukan untuk mempermudah menyampaikan apa yang anda inginkan.

2. Mulai dengan sopan

Langkah kedua yaitu ambil perhatian orang yang bersangkutan menggunakan kalimat yang sopan. Contoh awal kalimat yang bisa anda gunakan yaitu:

Excuse me … (Permisi …)
Pardon me … (Maafkan saya …)
I’m sorry to bother you, but … (Maaf mengganggu anda, tetapi …)

Ya, menggunakan “sorry” (maaf) untuk memulai suatu keluhan mungkin aneh bagi sebagian dari kita tetapi menggunakan kata maaf untuk mendapatkan perhatian seseorang merupakan cara yang lumrah dan dianggap sopan dalam bahasa Inggris.

Setelah anda mengucapkan awal kalimat seperti di atas, lanjutkan dengan pertanyaan tidak langsung (indirect question) atau kalimat yang menunjukkan bahwa anda mengalami sebuah masalah. Contohnya seperti kalimat-kalimat di bawah ini.

Could you help me with this? (Apakah anda bisa membantu saya dengan ini?)

Excuse me, could you help me with this? (Permisi, Apakah anda bisa membantu saya dengan ini?)

I’m afraid there is a problem with the/my … (Saya khawatir ada masalah dengan …)

Pardon me, I’m afraid there is a problem with my reservation. (Maafkan saya, saya khawatir ada masalah dengan reservasi saya.)

I’d like to make a complaint about … (Saya ingin mengajukan keluhan tentang …)

I’m sorry to bother you, but I’d like to make a complaint about my payment. (Maaf mengganggu anda, tetapi saya ingin mengajukan keluhan tentang pembayaran saya.)

Perhaps there was a misunderstanding but … (Mungkin ada kesalahpahaman tetapi …)

Lebih formal: I’d like to report an issue with … (Saya ingin melaporkan sebuah masalah dengan …)

3. Jelaskan masalah anda

Setelah anda mendapatkan perhatian orang yang bersangkutan dan mereka tau jika anda punya sebuah keluhan, saat inilah anda bisa menyampaikan masalah anda secara lebih detail. Sampaikan keluhan anda dengan intonasi yang tenang dan jelas. Berikut contoh kalimat lengkapnya.

Excuse me, could you help me with this? I can’t open my room’s door. I think the key card doesn’t work. (Permisi, apakah anda membantu saya dengan ini? Saya tidak bisa membuka pintu kamar saya. Saya rasa kartu akses ini tidak berfungsi.)
Pardon me, I’m afraid there is a problem with my reservation. I reserved a table near the windows but instead I got a table here. (Maafkan saya, saya rasa ada masalah dengan reservasi saya. Saya memesan meja yang dekat dengan jendela tetapi malah saya mendapat meja di sini.)
I’m sorry to bother you, but I’d like to make a complaint about my payment. I think you may have overcharged me. (Maaf mengganggu anda, tetapi saya ingin mengajukan keluhan tentang pembayaran saya. Saya rasa anda menagih saya melebihi dari yang seharusnya.)

4. Tanyakan solusi yang bisa diberikan

Pada akhir kalimat juga bisa ditambahkan pertanyaan mengenai solusi yang bisa dilakukan/diberikan untuk menyelesaikan masalah yang anda alami. Contoh kalimat pertanyaan yang bisa diterapkan adalah sebagai berikut.

Is there any chance … ? (Apakah ada kemungkinan … ?)

Excuse me, I’d like to make a complaint about my shirt. I just noticed some color stain on my shirt after I get it from here. Is there any chance for me to get a refund? (Permisi, saya ingin mengajukan keluhan tentang baju saya. Saya baru menyadari ada noda warna pada baju saya setelah saya mendapatkannya dari sini. Apakah ada kemungkinan bagi saya untuk mendapatkan uang saya kembali?)

Would it be possible to … ? (Apakah mungkin untuk … ?)

Pardon me, I’m afraid there is a problem with my room. The AC is not cold enough. Would it be possible to change to another room now? (Maafkan saya, saya khawatir ada masalah dengan kamar saya. AC di kamar saya kurang dingin. Apakah mungkin untuk pindah ke kamar lain sekarang?)

How can we fix this? (Bagaimana cara kita memperbaikinya?)

I’m sorry to bother you, but I’d like to make a complaint about my payment. I think you may have overcharged me. How can we fix this? (Maaf mengganggu anda, tetapi saya ingin mengajukan keluhan tentang pembayaran saya. Saya rasa anda menagih saya melebihi dari yang seharusnya. Bagaimana cara kita memperbaikinya?)

What do you recommend? (Apa yang kamu sarankan?)

Excuse me, I’d like to report an issue with my account. I can’t open it on my other device. What do you recommend me to do? (Permisi, saya ingin mengajukan keluhan tentang akun saya. Saya tidak bisa membukanya pada perangkat saya yang lain. Apa yang kamu sarankan untuk saya lakukan?)

Jika anda merasa orang yang sedang bertugas tidak dapat menjawab keluhan yang anda sampaikan, anda bisa meminta untuk berbicara kepada manajer yang sedang bertugas. Berikut kalimat yang bisa anda gunakan untuk meminta hal tersebut.

Can I speak to your manager? (Apakah saya bisa bicara dengan manajer anda?)

I’m sorry to bother you, but I’d like to make a complaint about a rude employee. I asked for my drinks three times but he just looked at me and left. Can I speak to your manager? (Maaf mengganggu anda, tetapi saya ingin mengajukan keluhan mengenai karyawan yang tidak sopan. Saya tadi meminta minuman saya tiga kali tetapi dia hanya melihat saya dan pergi. Apakah saya bisa bicara dengan manajer anda?)

I’d like to speak with the manager. / I’d like to see the manager. (Saya ingin bicara dengan manajernya. / Saya ingin bertemu dengan manajernya.)

Excuse me, could you help me? I’d like to speak with the manager. I’d like to make a complaint about the service that I got here. (Permisi, apakah kamu bisa membantu saya? Saya ingin bicara dengan manajernya. Saya ingin mengajukan keluhan mengenai layanan yang saya dapat di sini.)

Nah, begitulah cara menyampaikan sebuah keluhan dalam bahasa Inggris dengan sopan. Selain penggunaan kalimat yang sopan, ada aspek-aspek lain yang juga perlu diperhatikan saat menyampaikan keluhan seperti intonasi suara, ekspresi dan bahasa tubuh. Kalimat-kalimat di atas bisa di modifikasi sesuai dengan situasi dan preferensi anda. Sekian pembelajaran kali ini. Selamat belajar dan mencoba.