Etiket dalam Mengirim Email
Memahami etiket email yang baik akan membantu meningkatkan produktivitas, menjaga relasi, dan menyampaikan apa yang maksud dengan baik. Etiket dalam email telah berubah selama beberapa dekade. Karenanya penting untuk memahami apa yang harus ditulis dalam email dan apa yang tak boleh dilakukan.
Mungkin kamu pernah menerima email bisnis dengan emotikon atau singkatan. Ada beberapa aturan tidak tertulis yang tidak boleh dianggar. Karena tulisan dalam email berbicara banyak hal tentang budaya perusahaan, pendekatan bisnis, hingga kepemimpinan kamu. Jadi perhatikan etiket email berikut agar mengurangi kesalahan.
1. Hindari penulisan dengan mode Caps Lock
Menulis dengan huruf kapital bisa diartikan seperti sedang berteriak. Jadi tulisan dengan huruf besar sangat membuat orang lain tidak nyaman. Meski tidak ada aturan bakunya, tapi hal ini sudah jadi rahasia umum. Lagipula, kamu pasti kurang nyaman jika menerima email dengan tulisan yang berhuruf kapital, bukan? Jadi jangan lakukan hal yang sama pada email yang kamu tulis.
2. Gunakan format, ejaan, dan grammar yang tepat
Menulis email dengan baik juga perlu memperhatikan format, ejaan serta grammar yang tepat. Apalagi menulis email dalam bahasa Inggris, masalah grammar menjadi salah satu poin penting yang harus diperhatikan.
Kesalahan grammar bisa berakibat fatal, terlebih jika email yang ditulis ditujukan untuk keperluan bisnis. Karenanya, baca kembali tulisan email yang ingin dikirimkan dan periksa baik-baik ejaan hingga grammar-nya jangan sampai ada kesalahan. Karena tulisan dalam email mencerminkan diri kita.
3. Jangan tulis berita buruk dalam email
Mengirimkan email untuk menyampaikan data, dokumen maupun kabar baik memang cukup efektif. Media ini mampu menyampaikan berbagai macam informasi dengan lebih cepat hampir tanpa biaya sepeserpun.
Tapi meski media ini sangat efektif untuk menyampaikan sesuatu dengan cepat, bukan berarti kamu bisa mengirimkan kabar atau berita yang buruk. Ada etika yang harus dipahami dan diingat baik-baik, sebaiknya untuk mengirimkan berita atau kabar buruk gunakan saja telepon alih-alih email.
4. Jangan balas ke semua (Reply all)
Ketika menulis email, satu hal yang perlu ditanyakan pada diri sendiri sebelum mengirimkan email. Apakah kita perlu mengirim email ke semua orang tersebut?
Seharusnya ini tidak dilakukan, salah satu aturan dalam etiket email grup adalah tidak menekan tombol Reply All (balas semua). Karena hal ini bisa membuat orang lain terganggu dengan email tersebut.
5. Berikan jawaban dengan cepat
Dalam etiket menulis pesan email, sebaiknya berikan jawaban email dengan cepat, singkat dan padat. Semakin singkat isi dalam email maka semakin baik. Karena hal ini akan meminimalkan terjadinya kesalahan dalam penulisan. Meskipun isi email harus singkat, tapi bukan berarti kamu bisa menulis email dengan singkatan.
6. Perhatikan CC dan Subjek Email
Ketika menulis email, pasti ada penerima utama (to), lalu CC (carbon copy) dan BCC (blind carbon copy), bukan? Nah, kamu bisa mengirimkan email dan salinannya ke siapapun yang diinginkan.
Selain itu, subjek email juga harus diperhatikan. Sebaiknya tuliskan subjek email sesuai dengan poin yang ingin kamu bicarakan dengan penerima melalui email tersebut.
Sehingga penerima akan tahu poin yang ingin kamu bicarakan. Jangan sampai, subjek email yang kamu tuliskan dibiarkan kosong.
7. Jangan lampirkan file yang tidak perlu
Jika tidak ada sesuatu yang mendesak atau penting, jangan pernah mengirimkan file yang tidak perlu. Karena file tersebut bisa dianggap sebagai spam sehingga email kamu bakal dibuang ke tempat sampah.
Jika ingin mengirimkan file, pastikan untuk memberi file tersebut nama yang jelas. Agar penerima tidak merasa khawatir dengan file yang kamu kirimkan.
8. Jangan gunakan high priority secara berlebihan
Email dengan prioritas tinggi pastinya akan mendapatkan perhatian yang tinggi dari penerimanya. Karena statusnya tersebut, sebaiknya jangan mengirimkan semua email dengan status yang demikian.
Pasalnya, hal ini akan membuat orang lain jengah saat kamu mengirimkan email padanya. Jika email yang kamu kirimkan hanya mengharuskan penerima membaca dan meresponsnya, maka tulis “Response Required” di baris subjek. Agar penerima segera meresponsnya.
9. Hindari mengirim email yang berisi informasi rahasia
Jika ingin mengirimkan berita atau informasi yang bersifat rahasia, sebaiknya jangan menggunakan email. Pilih sarana lain yang lebih aman dibandingkan email. Misalnya saja dengan menggunakan kurir untuk mengirimkan dokumen yang dianggap rahasia tersebut. Ini karena email tidak bisa memberikan jaminan keamanan untuk file atau informasi yang dikirimkan tersebut.
10. Hindari komentar buruk dalam email
Saat mengirimkan email, sangat penting untuk mengevaluasi semua isinya dengan cermat. Bukan hanya untuk mengurangi kesalahan penulisan tata bahasa atau tanda baca saja tetapi juga menghindari penulisan komentar buruk. Apapun alasannya tidak baik untuk mengirimkan komentar jahat pada orang lain.
11. Jangan forward spam atau surat berantai melalui email
Hindari mem-forward atau meneruskan pesan berantai maupun spam melalui email. Selain bisa mengganggu orang lain, hal ini juga berpotensi menimbulkan berbagai masalah yang lain. Bisa saja email yang di forward berisi link atau tulisan yang kurang baik atau bahkan berbahaya, sehingga bisa mengancam orang lain.
12. Hindari membuka file attachment yang dikirimkan orang lain
Ketika menerima email yang berisi lampiran atau attachment, pastikan untuk menelusuri siapa pengirimnya. Jika kamu mengenal dan tahu siapa pengirimnya, maka tidak masalah untuk membuka file attachment tersebut. Lain halnya jika kamu tidak mengenal pengirimnya sama sekali. Maka jangan pernah membukanya, karena bisa lampiran dalam email tersebut bisa berakibat buruk dengan file atau data pribadi kamu. Jadi berhati-hati itu sangat perlu!
