sederet kamus
Translate: Tutorial:

Kesalahan Umum dalam Membuat Email (Common Email Mistakes in English)

Email mungkin tidak populer untuk penggunaan pribadi. Namun secara profesional, email tetap efisien untuk kebutuhan pekerjaan. Penulisan email terutama dalam Bahasa Inggris jadi dokumen resmi yang menggambarkan profesionalisme Anda. Penulisan buruk, format tidak teratur adalah beberapa kesalahan yang sering tanpa dasar dilakukan saat membuat email.

Hindari Email Mistakes dalam Bahasa Inggris

Ada beberapa hal yang sering ditemukan pada email dalam Bahasa Inggris. Faktanya kesalahan tersebut dapat dihindari dengan melakukan beberapa langkah mudah. Berikut adalah kesalahan umum yang sering terjadi saat menulis email.

  • Melupakan Salam

Layaknya percakapan yang ada pembuka dan penutup. Email pun perlu diawali dengan salam pembuka sebagai bagian dari etika dasar penulisan. Anda hanya perlu menyematkan dua atau tiga kata saja sebagai pembuka dan penutup. Diantaranya termasuk.

    • Greetings (salam)
    • Good morning/day/afternoon/evening (selamat pagi/siang/sore/malam)
    • Dear Mr Alan (yang terhormat Pak Alan)

Gunakan sapaan yang sopan dan sesuai. Anda bisa sangat formal atau menggunakan bahasa casual dengan kenalan kerja yang sudah lama kenal atau mengirim email yang semi resmi. Akhiri email dengan memakai salam penutup. Penggunaan kata-kata seperti berikut ini sering diabaikan.

    • Regards (salam)
    • Yours Truly (salam hormat)
    • Best Regards (salam)
    • Sincerly Yours (salam)

Walau dalam Bahasa Inggris terdapat beberapa pilihan kalimat untuk salam penutup namun dalam terjemahan Bahasa Indonesia, artinya semua sama yakni salam. Gunakan salam penutup sesuai dengan konten dan penerimanya. Bila isi email informal bisa memakai kata seperti Regards. Email formal lebih cocok dengan pilihan penutup lainnya.

  • Terlalu Formal

Walau formalitas sangat penting dalam dunia kerja. Hubungan antara pengirim dan penerima yang menetapkan gaya bahasa. Bila sesama manager mungkin akan lebih menyukai berkirim email dengan bahasa santai.

Bedakan kala Anda mengirim email kepada atasan atau bawahan. Pilihan kalimat tentu harus lebih tertata dan formal. Gaya bahasa harus dapat mencerminkan hubungan Anda dengan pihak yang akan dikirimi email.

  • To Whom It May Concern 

Pernah melihat email dengan penggunaan kata-kata “to whom it may concern”? Kalau panduan email jaman dahulu mungkin dapat diterima penulisan seperti itu. Cukup menyematkan kata “to whom it may concern” dan email Anda dianggap sudah pantas.

Kini istilah tersebut menjadi kesalahan email yang sangat dihindari. Menuliskan email sangat penting untuk tahu alamat email lengkap, nama bahkan jabatan. Mengosongkannya dan hanya menulis “to whom it may concern” menandakan bahawa Anda tidak mencari tahu nama orang yang seharusnya menerima email yang dikirim.

Penggunaan “to whom it may concern” dapat diganti dengan dear hiring manager (kepada manager rekrutmen) atau to the marketing department (kepada departmen pemasaran). Walau hal ini sangat mudah dihindari dengan browsing situs resmi perusahaan atau menelpon untuk konfirmasi nama dan jabatan.

  • Reply All

Kecuali Anda mengirim email balasan untuk semua orang yang ada pada bagian sender. Hindari memilih “reply all”. Salah satu etika dalam mengirim dan menerima email adalah hanya memberikan informasi sesuai kepentingan dan posisi dalam perusahaan.

Tidak ada yang lebih mengganggu dari pada menerima email dari bagian marketing sedangkan Anda dibagian costumer service. Mengirim dan menerima email sesuaikan dengan kepentingan masing-masing orang. Hindari melakukan hal-hal yang tidak perlu.

  • Tidak Teliti

Detail sangat penting dalam email. Common email mistake dalam Bahasa Inggris khususnya adalah masalah typo dan gramatikal. Kesalahan tulisan nama dan gelar adalah hal kecil yang sebenarnya dapat dihindari.

Kini terdapat banyak aplikasi dan layanan untuk membantu dalam pengecekan dalam penulisan email. Ada grammarly untuk tulisan Bahasa Inggris dan ada Google Doc yang memiliki pengecekan penulisan.

Sesekali membuat kesalahan adalah manusiawi. Namun bila terus-terusan terjadi, Anda perlu mempelajari cara penulisan dalam Bahasa yang baik dan benar. Tentu bantuan mesin tidak akan lebih baik dari pada bacaan manusia. Lakukan pemeriksaan ganda dengan memakai aplikasi dan membacanya ulang. Kadang ada kesalahan yang dibuat oleh aplikasi yang dapat diketahui dengan membaca ulang.

  • Personal Detail

Email formal perlu dijaga bahasannya cukup untuk materi yang diperlukan dan hilangkan embel-embel pelengkap yang tidak perlu. Email memang harus singkat dan padat. Walau mungkin pengirim email merasa emailnya kurang panjang atau kurang spesifik. Sebenarnya hal itulah yang perlu dijaga dalam menghindari kesalahan yang tidak perlu.

  • Emoji Atau Singkatan

Kata yang terlalu panjang dapat diperpendek dengan singkatan. Untuk menekankan perasaan dan reaksi kita pun terbiasa memakai emoji. Namun semua ada tempatnya. Bagi emoji dan singkatan tidak sesuai untuk penggunaan email yang formal. Hal itu lebih cocok digunakan pada pesan singkat melalui ponsel.

Segera hapus bila Anda menuliskan LOL atau WOW pada email Anda. Selain itu adalah singkatan yang tidak semua orang pahami. Singkatan dapat menyebabkan surat tidak mudah dibaca, atau menyebabkan kesalah-pahaman. Email Anda adalah cerminan bagaimana seseorang menggunakan kata-kata untuk mengekspresikan dirinya.

  • BCC (Blind Copy)

Bila tidak faham dengan semua kolom pada email, maka pelajari dari internet. Terdapat banyak sumber yang menjelaskan fungsi tiap kolom dan kegunaannya. Mengirimkan email langsung ke beberapa orang, dapat menghemat waktu.

Namun tiap email juga memiliki pesan tertentu yang tidak selalu sesuai dengan kebutuhan semua orang. Hindari menulis email dengan memakai BBC untuk mengirim email kelebih dari satu orang. Sesuaikan email untuk tiap orang sesuai dengan posisinya.

Misalnya, Anda mengirim draft banner yang perlu diketahui oleh atasan, bagian keuangan dan kepala tim. Namun tiap orang memiliki fokus berbeda dan Anda juga mengharapkan response yang beragam.

Anda memerlukan persetujuan atasan, bagian keuangan perlu mengeluarkan dananya dan kepala tim hanya perlu tahu sejauh mana Anda sudah bekerja. Jadi bisa saja mengirimkan email yang sama dengan merubah beberapa bagian sesuai dengan kepentingan orang yang Anda kirimi email.

  • Kolom Subject

Anda mendapat email dari rekan kerja? Hal yang tertera pada subjek adalah “hi” atau “hallo” atau mungkin untuk menandakan sebuah urgensi dengan menuliskan  “penting”. Penggunaan subjek seperti ini untuk internal mungkin bisa dimaafkan.

Kenyataan hampir semua orang langsung melihat isi dari pesan dan mengabaikan subjek dari email. Hal ini jadi indikasi mengapa orang sering melupakan “kolom subjek” dan membiarkannya kosong.

Permudahlah orang yang akan Anda kirim email. Tulis bagian subject dengan judul yang sesuai. Tidak perlu memikirkan terlalu  lama kata-kata yang pas untuk kolomnya. Cukup inti dari isi email Anda. Mudah kok.

  • Late Night Email

Membalas emails terburu-buru dan kekurangan tidur di malam hari bukan ide baik. Terutama bila isi dari email memerlukan fokus dan konsentrasi. Gaya tulisan dan pesan yang tersampaikan bisa disalah artikan.

Tunda email-email dimalam hari yang mengambil waktu istirahan Anda. Bila sangat mendesak, bisa menulis draftnya saja dan membaca ulang di pagi hari baru mengirimkannya. Bisa juga meminta pendapat orang lain untuk membacanya sebelum mengirimkan email tersebut.

Selain itu tentu rekan kerja atau mitra Anda tidak akan senang mendapatkan notifikasi adan email masuk di malam atau dini hari. Sangat bagus untuk memiliki semangat kerja namun melebihi waktu kerja dapat mengirimkan kesan kurang profesional.

Belum lagi ditambah adanya kesalahan penulisan pada email yang cenderung lebih banyak dan sulit terdeteksi kalau mengirimkannya di malam hari. Bayangkan untuk mengirimkan sebuah email dan lalu mengirim email lagi dan meminta maaf karena ada kesalahan dari email sebelumnya.

  • Emotional Email

Menulis komplain, keberatan atau berbeda pendapat bisa menggunakan Email. Namun bila menulisnya dalam keadaan emosional, Anda dapat menulis sesuatu yang akhirnya nanti akan sesali.

Menulis dengan kondisi marah dan emosi bisa jadi solusi sesaat kekesalan. Kala Anda ingin protes pada atasan, memberi masukkan untuk sebuah perlakuan yang tidak adil dan lain sebagainya. Walau Anda sangat marah, redakan dahulu perasaan tersebut sebelum menulis apapun kepada orang lain.

  • Singkat dan Padat

Semua orang sibuk dan email seharusnya dapat dijaga kontennya seminimal mungkin. Kalimat panjang dan bertele-tele membuat email sulit dipahami. Hindari keinginan menulis email yang panjang. Fokuskan pada inti masalah.

Sangat penting untuk membantu orang lain untuk memahami pesan yang ingin Anda sampaikan melalui email. Gunakan bullet untuk beberapa poin. Jaga pragrap tidak lebih dari tiga kalimat agar tidak membuat pembaca bosan.

Buat email yang singkat dan padat. Hal ini bisa menyampaikan maksud dengan baik dan menghindari adanya kebingungan pada email yang dikirim.

  • Penggunaan All Caps

Menulis dengan huruf besar bagaikan berteriak pada orang yang membacanya. Menurut Boomerang study penggunaan huruf besar pada email hanya mendapatkan respon sebanyak 30 persen.

Hindari penggunaan huruf besar semua pada email yang Anda buat. Gunakan huruf besar hanya pada tatanan tertentu saya seperti huruf pertama pada awal kalimat, nama orang atau nama tempat.

  • Mengirim Email pada Hari Senin

Walau tidak Ada yang salah dengan mengirimkan email pada hari Senin. Orang yang menerima bisa jadi tidak memberikan respon sesuai harapan. Hal ini bisa dikarenakan beberapa alasan. Di antaranya termasuk.

    • Orang tidak dalam mood yang baik
    • Senen adalah sehari setelah libur weekend, lebih sering orang tidak langsung bersemangat kerja.
    • Orang cenderung lebih negatif pada hari Senen.
    • Orang cenderung lebih banyak menulis dengan kesalahan pada hari Senen dimana belum fokus kerja setelah liburan.
  • Format Penulisan

Email seharusnya mudah untuk dibaca. Tenaga profesional memiliki template sendiri sebagai panduan untuk membuat email. Walau terlihat sepele, jangan mengabaikan bentuk struktural bila ingin mengirimkan email.

Buat orang yang menerima pesan untuk dapat menemukan ini email dengan mudah. Orang ingin membaca email dengan cepat dengan bentuk yang lazim dan familiar. Dengan demikian pembaca dapat memprediksi apa jawabannya atau dimana letak point pentingnya.

  • Weird fonts

Hindari penggunaan font yang tidak lazim. Walau Anda ingin tampil kreatif namun pilihan font yang “ajaib” dapat membuat orang kesulitan membacanya. Times New Roman, Arial, Calibri adalah beberapa font yang umum dipakai untuk kebutuhan tulis-menulis email.

Hindari mengunduh font baru yang menurut Anda keren dan memakainya untuk penggunaan resmi. Gunakan huruf yang mudah dibaca tanpa hiasan. Walau menurut Anda font tersebut dapat dibaca dan terlihat cukup profesional. Dunia kerja akan merasa bingung melihat email selain dari tiga font yang sudah disebutkan di atas.

Demikianlah beberapa kesalahan umum yang dibuat saat menulis email terutama dalam Bahasa Inggris. Pilih waktu yang tepat dimana secara emosional Anda tidak merasa letih atau ngantuk. Sehingga tanda baca, penulisan nama dan isi bisa dituliskan dengan benar.

Hindari menulis secara kreatif dengan bereksperimen dengan font atau bermain kata-kata. Keep things short and simple. Dengan demikian Anda akan terhindari dari kesalahan penulisan email yang sering terjadi.