Menulis Surat Formal (Writing a Formal Letter)

Menulis surat dalam Bahasa Inggris terbagi menjadi dua. Kamu dapat menulis surat formal yang ditujukan pada kerabat atau teman. Kamu juga bisa menulis surat formal untuk pihak sekolah, kepolisian atau media. Artikel berikut akan membahas tentang cara menulis formal letter dalam Bahasa Inggris.

Ciri-Ciri Surat Formal

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat formal. Bedakan dengan surat informal yang bersifat tidak resmi. Ada tanda baca dan pemilihan kata dan kalimat yang sepertinya sepele namun berperan besar dalam membuat suratmu lebih resmi.

Tidak Pakai Contraction

Hindari penggunaan tanda baca ini dalam surat resmi. Penggunaan didn’t, don’t, couldn’t dihindari. Jadi penggunaannya jadi did not, do not atau could not.

Hindari Idiom

Walau Idiom membuat kalimat menjadi bervariasi dan indah, kalau membuat surat resmi sebaiknya dihindari. Hal ini untuk memastikan pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik.

1. Every cloud has silver lining dapat ditulis sesuai artinya, we can take input from the matter (kita dapat mengambil hikmah dari kejadian)
2. It rains cats and dog menjadi there is heavy rain in my area (ada hujan deras di daerah saya)

Tanpa Pharasal Verb

Pemakaian pharasal verb seperti find out (cari tahu), look into (melihat) atau come up (menemukan) dihindari dengan kata kerja biasa seperti discover (menemukan), analyze (menganalisa) atau investigate (memeriksa) yang bersifat lebih formal.

Hindari Imperative

Kata perintah dalam surat formal kurang pas. Saat Anda ingin mengatakan call me dapat menggunakan kalimat lengkap seperti I will call you as soon as possible (saya akan menelponmu secepat mungkin). Gunakan modals untuk membuatnya lebih sopan dan resmi.

Hindari Abbreviation

Satu hal lagi yang perlu diperhatikan adalah pemakaian kata singkatan. Walau merupakan kata umum seperti TV dan AC, saat menulis surat formal kata tersebut sebaiknya ditulis sebagai television dan Air Condition.

Struktur Surat Formal dalam Bahasa Inggris

Berikut adalah format surat formal dalam Bahasa Inggris. Perhatikan penempatannya dalam surat serta kosa kata yang terkait.

Sender : nama dan alamat pengirim
Date 17 October, 2020 : penulisan tanggal seperti ini
Kumalasa Sati, Editor of XTY Magazine (penulisan nama penerima dan jabatan)
Sir/mam (sapaan, bila tidak tahu maka dipakai sapaan Sir)
Body : Isi dari surat adalah perkenalan, mengungkapkan masalah serta solusinya.
Closing : berikan salam penutup dengan Your truly, Sincerely yours atau your faithful

Contoh Surat Formal dalam Bahasa Inggris

Berdasarkan bahasan di atas, berikut adalah beberapa contoh surat formal dalam Bahasa Inggris yang bisa dilihat sesuai situasi dan kondisinya.

Concern Viewer, Jakarta
1st December, 2021

Amanda Sitompul
BBC News

Dear Mam,

I am a loyal viewer of your television. There are many program that we watch as a family. I am greateful that you and your television can give both entertainment and information at the same time. However, there is one program that bother me and my family.

The XX Project is a variety show where you put several strangers in one house. I dont know if the show has a good rating or not. However, the content in my opinion is neither entertaining or educating. There are many inappropriate content that I do not think any viewer can enjoy.

I hope my letter can be an input on the show. You have shown many other programs that are excellent. The XX Projects is not one of them. Please take serious action to the matter. I will write to other social media if there is no action taken by your company.

Thank you so much for your attention. I hope that there will be solutions to my concern. I hope your company can continue to bring quality programs.

Yours Truly,

Concern Wiewer

Terjemahan:

Penonton Yang Prihatin, Jakarta
1st December, 2021

Amanda Sitompul
BBC News

Dengan Hormat,

Saya adalah penonton setia dari televisi Anda. Terdapat banyak program yang kami tonton sebagai keluarga. Saya sangat berterima kasih bahwa televisi Anda dapat memberikan baik hiburan sekaligus informasi pada waktu yang bersamaan. Sayangnya, ada satu program yang saya dan keluarga saya nilai tidak pantas.

Acara XX Project adalah sebuah variety show dimana beberapa orang ditempatkan pada satu rumah yang sama. Saya tidak memiliki informasi apakah acara tersebut memiliki rating yang bagus atau tidak. Menurut pendapat saya konten dari acara tersebut tidak menghibur atau mendidik. Terdapat banyak konten tidak pantas yang menurut saya pemirsa tidak dapat nikmati.

Semoga surat saya dapat menjadi masukan untuk program tersebut. Anda memiliki banyak program lain yang bagus. Acara XX Projects bukan salah satunya. Tolong ambil tindakan untuk masalah ini. Saya akan menulis pada sosial media lain bila tidak ada tindakan dari pihak Anda.

Terima kasih atas perhatiannya. Saya harap ada solusi untuk masalah ini. Saya sangat berharap perusahaan Anda dapat terus memberikan tayangan berkualitas.

Dengan Hormat,

Penonton Yang Perihatin

Demikianlah contoh surat formal dalam Bahasa Inggris. Anda dapat menyesuaikan sesuai dengan topik dan pesan yang berbeda. Perhatikan pemakaian kata dan ekpresi dalam pembuatannya. Jangan lupa juga untuk menggunakan kalimat yang sopan dan santun. Dengan demikian surat Anda dapat memperoleh respon yang positif sesuai harapan.